Gut geplant ist halb gewonnen
Als Online-Unternehmer ist die gute Planung das A und O für den Erfolg des Unternehmens. In dieser Podcastfolge gebe ich dir einige Strategien an die Hand, die dich unterstützen werden.
Ja, wenn ich eines bei meinen Kunden immer mitbekomme, ist es ist das Thema Organisation, neben vielen anderen Themen wie Sichtbarkeit und Positionierung wie Technik oder Online-Kurs erstellen, aber eben auch das Thema:
Wie organisiere ich mich
Das heißt, es ist dann schon eine gute Planung notwendig, wenn noch Familie und Partner dazukommen und eben die Offline Tätigkeit oder auch schon ein bisschen was Online. Und ich weiß, großes Planen fällt Vielen oft sehr sehr schwer. Und ich bin auch nicht diejenige, die gerade bei Anfängern sagt: Mach dir eine Jahresplanung. Das ist einfach viel zu viel und für Viele einfach nicht machbar und einfach nicht überschaubar. Denn wie kann ich eine komplette Jahresplanung oder sogar auch eine Halbjahresplanung machen, wenn ich im Kleinen nicht organisiert bin?
Was meine ich mit im Kleinen?
Ganz einfach das Alltägliche der Organisation, das Tägliche, das Wöchentliche. Und dazu möchte ich dir drei Tipps mit geben, die dir helfen können, dich besser zu organisieren. Mir ist durchaus bewusst, dass du das Eine oder andere vielleicht schon gehört hast. Was auch sonst?
Nur frage dich an der Stelle: hast du es auch schon wirklich umgesetzt? Und vielleicht weißt du von mir, dass ich ja viele, viele Jahre auch selbstständig war im Trainer, aber auch Coaching – Business und natürlich hab ich da auch lernen müssen, mich selber zu organisieren und rechtzeitig meine Präsentationen und Vorbereitungen für die Seminare fertig zu haben.
Und seit 2009 im Online-Business. Also, da ist auch viel Try and Error gewesen. Und mittlerweile hab ich mein System, mit dem ich mich selber sehr gut organisieren kann. Und das möchte ich dir jetzt vorstellen und du kannst es ja einfach für dich mal ausprobieren.
Tipp #1 – die wöchentlichen To Do´s
Lege dir für die Woche mal alle To Do´s fest, die du zu erledigen hast. Egal, was es ist. Ich beziehe mich jetzt natürlich erst einmal auf das Business, ganz klar.
Das kannst du natürlich auch für den privaten Bereich machen. Das könntest du sogar auch integrieren. Also leg dir mal fest, welche Aufgaben du in der Woche alle erledigen musst. Das kannst du auf unterschiedliche Weise machen. Du kannst es auf einem Stück Papier aufschreiben. Du kannst es auch z.B. mit dem Trello Board machen. Ist auch eine ganz coole Sache. Oder du machst das mit Post-its. Ich arbeite manchmal auch ganz gerne mit.
Dabei listet du alle Aufgaben auf, die du in der Woche zu erledigen hast. Dann gehst du hin und sortierst diese Aufgaben nach Priorität. Was muss zuerst gemacht werden? Was ist am Wichtigsten und was ist jetzt vielleicht auch weniger wichtig?
Zusätzlich kannst du auch nochmal eine Sortierung übernehmen bzw. du kannst das auch dazu notieren, wie lange du für die jeweilige Aufgabe brauchen wirst. Und dann werden sich ein oder zwei Aufgaben herauskristallisieren, bei denen du sehen wirst, dass sie mehr Zeit in Anspruch nehmen werden. Das kann zum Beispiel sein, vielleicht ein Modul von deinem Online-Kurs fertigstellen. Das kann vielleicht sein, eine Landingpage erstellen. Das kann sein, ein Workbook für deine Kursteilnehmer zu erstellen. Das kann sein, deine Webseite zu überarbeiten.
Eine Planung zu machen für den Monat. Egal was es ist. Also du hast die Sortierung deiner Aufgaben. Dann hast du die Sortierung von oben nach unten nach Priorität. Und dahinter: Machst du dir einfach die Notiz, wie lange du ungefähr für die einzelnen Tätigkeiten benötigen wirst. Und dann kannst du das natürlich aufteilen auf die verschiedenen Tage.
Und auch hier mein Tipp: Wir machen immer gerne den einen Fehler, dass wir zu viel Aufgaben in einen Tag packen. Und am Ende des Tages sind wir frustriert, dass wir unsere Aufgaben nicht geschafft haben.
Gut geplant ist halb gewonnen
Also an dieser Stelle ganz klar gesagt: Weniger ist oft wirklich mehr. Und dann kannst du auch zufriedener mit dir selber sein und hast dieses Gefühl, dass du das geschafft hast, was du dir auf deine To-Do-Liste geschrieben hast. Das habe ich wirklich umgesetzt. So, und dann hab ich ja gesagt, dann hast du vielleicht eine, vielleicht auch zwei Aufgaben, die wirklich mehr Zeit brauchen. Und auch hier ist die Frage: Ist das eine Aufgabe, die du in einem Tag erledigen kannst oder brauchst du vielleicht auch mehr dazu?
Brauchst du wirklich beide
To Do´s in dieser Woche mit diesen großen Aufgaben oder kannst du vielleicht auch eine Aufgabe in die Woche später übernehmen?
Tipp #2 – Der Fokus Tag
Mit Fokus Tag meine ich, dass ich mir wirklich einen ganzen Tag Zeit nehme für eben diese eine große Aufgabe. Und dann weiß ich, dass ich wirklich am Ball bleibe. Natürlich auch mit Pausen zwischendrin.
Und ich weiß, dass ich am Ende des Tages diese Aufgabe erledigt haben werde. Jetzt sagst du vielleicht an der Stelle : Ja, ich habe aber nicht einen ganzen Tag Zeit. Okay, ist auch kein Problem. Dann schau, wie du es dir aufteilen kannst.
Das können zwei Vormittage sein. Zwar Nachmittage, zwei Abende. Das kann ein Vormittag und ein Abend sein. Wichtig ist einfach, dass du das in eine Planung übernimmst.
Und am Besten sollte es auch wirklich nur eine große Aufgabe in der Woche sein, wo du dir genau festlegst, wann du an dieser Aufgabe arbeiten wirst. Und an diesem Fokus Tag oder eben auch diesen zwei halben Fokus Tagen, wenn es nicht anders geht. Wirklich auch alle Störungen ausschalten und vielleicht auch mal das Handy aus, E-Mail-Programm aus Facebook aus, alles Ablenkende aus. Wirklich Fokus nur auf diese eine Aufgabe. Und dann wirst du sehen mit deiner To do Liste wirst du wesentlich besser zurechtkommen.
Tipp #3 – Rituale entwickeln
Das betrifft den Tagesablauf. Lege dir Rituale zu. Was bedeutet das? Du kannst deinen Tag, deine Aufgaben noch so gut geplant haben. Wenn du dich in Dingen verlierst, wirst du deine Aufgaben nicht schaffen.
Morgens direkt das E-Mail-Programm geöffnet, direkt in Facebook reingeguckt. Fragte ich, muss es wirklich sein? Okay. Ins E-Mail-Programm gucken? Ist da was Wichtiges? Ist da irgendetwas, was ein Kunde braucht?
Facebook kann ich mir gerade beim Frühstück beim Kaffee mal übers Handy anschauen, aber mehr auch nicht. Das heißt, wenn ich an den Computer gehe, dann bleibt all das zu. Beobachte dich selber mal mit deinen Ritualen, mit deinen Angewohnheiten über den Tag verteilt. Das fängt schon morgens an. Mach mal so eine Beobachtungswoche.
Dann den den Test. Wie sehen deine Abläufe aus? Gerade morgens, wenn du den Computer aufklappst. Und dann natürlich auch über den Tag verteilt. Und dann beobachte dich mal über die Woche. Was ist gut? Was ziehst du gut durch? Und wo hakst du? Ah okay, das nenne ich jetzt mal ein bisschen optimieren. Ja, also jeder weiß so für sich, wo die Dinge sind, an denen er arbeiten könnte und die ihm wahnsinnig viel Zeit rauben.
Fazit:
Ich kann mein Jahr planen, aber wenn ich nicht in der Lage bin, mich in den täglichen und wöchentlichen To Do´s zu organisieren und wenn ich weiß, dass ich das noch besser machen könnte, als ich es bisher tue, dann ist der Punkt, dass ich sagen kann: Okay, ja, mein Plan – alles gut und schön, aber ich fange doch erst einmal an und plane wirklich im Kleinen.
In diesem Sinne
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