7 Home Office Organizer Tipps

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Zusammenfassung aus dem Transkript:

Wenn bei mir eins schon immer organisiert gewesen ist und auch immer noch ist, dann ist es das Gassi gehen mit unserer ja mittlerweile fast 16 eineinhalb Jahre alten Golden Retriever Hündin Mary. Denn die fordert ihre Zeiten, zu denen sie rausgehen möchte. Ja, das ist jetzt eher mein privates Umfeld. Aber wie siehts im Business aus? Und da gebe ich an dieser Stelle auch ganz klar zu, dass ich auch im Laufe der Jahre erst gelernt habe, mich richtig gut zu organisieren. Mehr dazu gab es auch in der vorherigen Podcastfolge: Gut geplant ist halb gewonnen.

Denn du wirst das mit Sicherheit kennen. So dieses: ich könnte ja eigentlich und ich müsste mal…. Und dann werden die Dinge irgendwo in die hinterste Ecke geschoben. Und ja, du schiebst es im Endeffekt immer weiter vor dir her und ärgerst dich über Zeit, die du verwendest und verschwendest für Dinge, die wesentlich schneller gehen würden, wenn du sie von Anfang an besser organisiert hättest. Deswegen habe ich dir heute dieses Thema mitgebracht. Heute geht es um deine Struktur und Organisation im Homeoffice und ich möchte dir 7 Strategien mitgeben, die dir helfen werden, dich auf jeden Fall besser zu organisieren.

Tipp #1 – Nutze ein Passworttool

Ein Passwort Tool erleichtert dir den Zugang zu allem, wo du Passwörter verwenden musst. Das können Zugänge zu Kursen sein, zu Tools, die du nutzt, zu deinem Gmail Account, zu Facebook. Was auch immer. Das, was du brauchst, ist ein zentrales Passwort und das sollte auch möglichst lang sein. Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Sonderzeichen und Zahlen. Das musst du dir gut aufheben. Das ist sozusagen deine Stressor Nummer.

Und dann kannst du in diesem Tresor deine ganzen Tools und Kurse und was du so hast abspeichern. Und du brauchst nur über dieses Passwort Tool zu gehen. Ich empfehle an dieser Stelle Last Pass. Es gibt natürlich auch noch andere. Und wenn du ein Mac-User bist, dann ist sowas auch in Mac integriert. Und ja, auf jeden Fall kannst du dich ganz schnell und einfach über das Passwort-Tool einloggen. Du musst natürlich nicht deine Bankdaten dort hinterlegen für deine Bank Zugänge, sondern für einfache Tools, die du eben im Business brauchst.

Und ich sehe es bei meinen Kunden immer. Die notieren sich das schriftlich und dann ist das immer sehr, sehr aufwendig. Und so kannst du ruckzuck einmal hin und her wechseln und es spart dir wirklich ganz viel Zeit.

Tipp #2 – Eine klare Ordnerstruktur

ist eine übersichtliche Ordnerstruktur. Schau dir mal die Ordner an, die du auf deinem PC hast. Wie viele Ordner sind das? Brauchst du die wirklich alle? Und kannst du da nicht vielleicht auch eine bessere Struktur und Übersicht schaffen?

Ich weiß jetzt an dieser Stelle nicht, was du alles für Ordner brauchst. Das ist natürlich der Ordner für die Steuer, für die Rechnungen, für Fotos, die du für die unterschiedlichen Bereiche brauchst. Und auch hier kannst du zum Beispiel auch die Ordner etwas differenzieren, also Ordner für Fotos. Und dann ist da ein Ordner drin für Fotos, für Social Media Fotos, vielleicht für Facebook Posts, Fotos, für die Webseite, was auch immer. Genauso natürlich auch wenn du Kurse hast.

Auch da kannst du dann deine entsprechenden Ordner anlegen. Also überprüfe einfach mal deine Ordnerstruktur. Wie übersichtlich ist sie und was kannst du da vielleicht auch noch ein bisschen verändern?

Tipp #3 – Rechnungen geordnet ablegen

Und das begegnet mir oft, dass mich Kunden anschreiben. Ich finde meine Rechnungen nicht mehr zum Kurs. Deswegen mein Tipp an dieser Stelle Lege deine Rechnungen, die du bekommen hast, wenn du irgendetwas gekauft hast für dein Business. Lege diese Rechnungen sofort in dem Ordner für das entsprechende Jahr ab. Dann hast du das zugriffsbereit und musst nicht erst in deinem E-Mail Account auf die Suche gehen, wenn du das Ganze gerne auch in ausgedruckter Form hast, was ich dir klar bei den Rechnungen natürlich empfehlen würde.

Wenn du jetzt einen Steuerberater hast, der das noch in ausgedruckter Form haben möchte und das nicht digital in der Übermittlung haben will, dann würde ich die Rechnungen vielleicht auch direkt ausdrucken. Dann hast du es direkt schon in deinem Ordner. Aber wie gesagt, auf jeden Fall direkt beim Kauf beim Erwerb in den Ordner der Rechnungen geben.

Tipp #4 – Arbeite geräteübergreifend

Ich arbeite mittlerweile mit Mac und da hab ich dieses Geräte übergreifender Arbeiten und empfinde es als sehr angenehm.

Das heißt, wenn ich an dem einen Gerät, also an meinem großen IMAC gearbeitet habe, hab ich auch das, was ich da gemacht habe, dann an meinem Notebook drauf. Das heißt jetzt nicht, dass du deinen PC wechseln musst, keine Sorge.

Also ich sag jetzt mal: Die Datei, an der du arbeitest oder eben auch deine Excel-Datei, kannst du auch in in einem Google Drive Ordner ablegen und daran arbeiten, sodass du dann wirklich Geräte übergreifend die Möglichkeit hast, an deinen Inhalten zu arbeiten? Und das gibt dir natürlich auch eine gewisse Flexibilität. Wenn du im Sommer sagst: Okay, ich setze mich mal mit meinem Laptop in den Garten oder auf die Terrasse und hast vorher alles am großen PC gemacht.

Und ja, dann kannst du ganz einfach in der Datei weiter arbeiten, wenn die eben in einem Ordner in der Cloud abgelegt war. Also ich mache das im Google Drive Ordner und damit komme ich.

Tipp #5 – Daten in der Cloud ablegen

Denn oft ist es wirklich so, dass die PCs auch überfrachtet sind mit allem und dann überlege dir auch, was du wirklich benötigst?

Tipp #6 – Regelmäßig Ausmisten

Frage dich: brauchst du wirklich die ganzen Videodateien auf deinem PC oder kannst du nicht auch sagen: Okay, die eine oder andere lösche ich, weil ich sie nicht mehr brauche oder ich leg sie eben in der Cloud ab.

Und auch da gibt’s natürlich genügend Möglichkeiten, wo du das machen kannst. Und dann ist dein PC deine Festplatte nicht auch ruck zuck voll. Also auch ein häufiges Problem, was ich bei meinen Kunden mitbekomme, die dann alles auf der Festplatte horten und irgendwann sagen: Ich habe meinen Computer voll. Also regelmäßig Ausmisten.

Tipp #7 – Gönne dir auch mal einen neuen PC

Du bist schließlich Unternehmerin. Und das heißt also, so einen PC kannst du ja auch steuerlich absetzen. Dazu kannst du dich bei deinem Steuerberater mal kundig machen, dich beraten lassen. Und es macht auch keinen Sinn, wenn du mit einem alten PC arbeitest, wo du merkst, der läuft ganz, ganz langsam und hindert dich am schnellen Arbeiten.

Du bist dann nicht mehr wirklich auf einem aktuellen Stand. Dann gönne dir auch mal einen neuen PC. Da mache ich jetzt an dieser Stelle keine Empfehlung. Dazu musst du dich dann selber entsprechend beraten lassen. ich hoffe, dass du jetzt dein Business so gut organisiert bekommst wie ich mittlerweile. Aber das ist ganz klar ein Lernprozess. Und ja, ich sag immer anfangen. Kleine Schritte gehen, aber auf jeden Fall loslegen. Und wenn du loslegen möchtest mit dem Start in dein Online-Business. Wenn du dir dein Business von offline zu online bringen möchtest, deinen ersten Online-Kurs in die Umsetzung bringen möchtest.

Dein Signatur Programm. Wenn du auch mehr mit Webinaren arbeiten möchtest, mit Challenges also auch die entsprechenden Marketingmaßnahmen dazu lernen möchtest, dann kann ich dir an dieser Stelle meine Jahres Membership ans Herz legen und wir werden auch bald starten damit. Und wenn du Interesse daran hast, dann trag dich doch einfach ein unter Ulrikegiller.com/member com

In diesem Sinne